Personvern

1. Introduction

Welcome to Snakk, a product of Snakk Teknologi AS.

Snakk Teknologi AS ("Snakk," "we," "us," or "our") operates https://snakk.ai and related services (hereinafter referred to as "Service").

This Privacy Policy explains how we collect, process, store, and protect information resulting from your use of our Service. By using our Service, you agree to the practices described in this policy.

This Privacy Policy complies with the General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679, the Norwegian Personal Data Act (Personopplysningsloven), and other applicable data protection laws.

2. Data Controller

The data controller responsible for your personal data is:

Snakk Teknologi AS Email: rd@snakk.ai Website: https://snakk.ai

For questions regarding data protection, please contact us at rd@snakk.ai.

3. Definitions

• SERVICE: The https://snakk.ai website, Platform, Dashboard, APIs, and all related services operated by Snakk Teknologi AS.
• PLATFORM: Our cloud-based software-as-a-service for AI-powered voice agents.
• PERSONAL DATA: Any information relating to an identified or identifiable natural person.
• USAGE DATA: Data collected automatically through the Service.
• COOKIES: Small files stored on your device.
• DATA CONTROLLER: The natural or legal person who determines the purposes and means of processing personal data (Snakk Teknologi AS).
• DATA PROCESSOR: Any entity processing data on behalf of the Data Controller.
• DATA SUBJECT: Any living individual whose personal data is processed.
• USER: Individuals or businesses using our Service.
• CUSTOMER: Users who have created an account and deploy AI voice agents.
• END USER: Individuals who interact with AI voice agents created by Customers.

4. Information We Collect

We collect information to provide and improve our Service.

4.1 Personal Data (Account Information)

When you create an account, we may collect:

• Email address
• Name and company/organization
• Phone number
• Billing address and VAT/organization number
• Payment information (processed by secure third-party providers)

4.2 Usage Data

Automatically collected when accessing the Service:

• IP address and device identifiers
• Browser type and version
• Pages visited and duration
• Date, time, and location (approximate, via IP)
• Click patterns and navigation behavior

4.3 Platform Data (Voice AI Service)

AI Agents

We process and store:

• Agent configuration and settings
• System prompts and knowledge content
• Voice and language preferences
• Tool and integration configurations

Call Data

To provide AI voice services, we process:

• Call parties (phone numbers or identifiers)
• Call metadata (start/end times, duration, status, direction)
• Call recordings and transcriptions (if enabled by Customer)
• Call logs and structured conversation data

Credentials and Integrations

To connect with third-party services:

• API keys, access tokens, OAuth credentials (securely stored)
• Webhook URLs and integration settings

4.4 Identity Verification

If identity verification is used (e.g., Vipps, BankID):

• Verification status
• Identity confirmation data provided by the third-party provider

Note: We do not store sensitive national ID numbers or documents. Verification is handled by trusted third-party providers.

4.5 Google Kalender og Snakk Møter

Dette avsnittet beskriver særskilt hvordan vi behandler Google-brukerdata, og gjelder foran mer generelle formuleringer om analyse, markedsføring og produktforbedring i denne erklæringen.

Tilgang og formål

Google Kalender kobles til når du velger dette i Snakk og godkjenner tilgangen hos Google. Vi bruker e-postadresse og profilnavn til å identifisere den tilkoblede kontoen. Kalenderlisten brukes til å vise hvilke kalendere du kan velge. Hendelsesdata kan omfatte tittel, beskrivelse, start- og sluttid, møtelenke, arrangør og deltakernes navn, e-postadresser og svarstatus. Opplysninger om ledig og opptatt tid brukes til å finne tilgjengelige tidspunkt.

Snakk Møter leser kommende hendelser for å vise møter og finne møtelenker. Møtereferenten blir med etter innstillingene og valgene dine. Kalenderkoblingen brukes også til booking når du aktiverer kalenderverktøy for en agent: kontroll av tilgjengelighet og opprettelse, endring eller avlysning av avtaler. Vi bruker ikke kalenderkoblingen til å endre delingsrettigheter eller slette selve kalenderen.

Behandling og deling

Tilkoblingsopplysninger og relevante kalender- og møtedata behandles i Snakks server- og databasetjenester. Nødvendige opplysninger deles med databehandlere som leverer drift, møteopptak, transkripsjon og AI-behandling for funksjonene kunden bruker. En opptaksleverandør får møtelenken og opplysninger som trengs for å bli med. Når referenten tar opp et møte, behandles også lyd, eventuelt video, deltakeropplysninger og møtechat for å lage transkripsjon og referat.

Data og resultater er tilgjengelige etter tilgangene i kundens arbeidsområde. Kunden kan dele referater, sende dem på e-post eller koble dem til egne systemer via webhook og integrasjoner. En aktivert bookingagent kan bruke relevante opplysninger for å utføre kalenderoppgaver. Godkjent kunnskap fra møter kan legges til kundens egen agent; dette er forskjellig fra trening av en generell AI-modell.

Begrenset bruk av Google-data

Snakks bruk av og overføring til andre apper av informasjon mottatt fra Google API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert Limited Use-kravene. Google-data brukes til funksjonene kunden velger. De selges ikke, brukes ikke til annonser, retargeting eller kredittvurdering, og brukes ikke til å trene generelle AI- eller maskinlæringsmodeller. Personell får bare lese slike data med brukerens uttrykkelige tillatelse for konkret innhold, når nødvendig av sikkerhetshensyn eller for å oppfylle lovkrav, eller som aggregert og anonymisert informasjon til tillatte interne formål.

Lagring, frakobling og sletting

Tilkoblingen lagrer autorisasjonstokens slik at funksjonene kan virke uten gjentatt innlogging. Du kan fjerne kalenderkoblingen i Snakk og tilbakekalle Snakks tilgang under tredjepartstilkoblinger i Google-kontoen din. Frakobling fjerner tilkoblingsopplysningene i Snakk, men sletter ikke automatisk tidligere referater, oppgaver eller avtaler som allerede er opprettet i Google Kalender. Allerede planlagte møteopptak bør også avlyses i Snakk dersom de ikke skal gjennomføres.

Opptak har en lagringstid kunden velger i møteinnstillingene, fra 1 til 365 dager. Denne innstillingen er ikke et løfte om at all avledet tekst og alle oppgaver slettes samtidig. Kunden kan slette enkeltmøter i Snakk. Kontakt rd@snakk.ai for innsyn eller sletting av øvrige lagrede Google- og møtedata, og oppgi hvilken konto eller hvilket arbeidsområde forespørselen gjelder. Data som er sendt til kundens egne systemer eller mottakere, må håndteres der i tillegg.

Google API Services User Data Policy: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy. Administrer tilkoblinger i Google-kontoen: https://myaccount.google.com/connections. Avsnittet er oppdatert 22. september 2026.

5. Cookies and Tracking

We use cookies and similar technologies to improve Service functionality and analyze usage.

5.1 Types of Cookies

• Strictly Necessary: Essential for Service operation
• Functional: Enhance functionality and personalization
• Analytics: Understand usage patterns
• Marketing: Deliver relevant content (if applicable)

5.2 Third-Party Cookies

Our Service may use third-party providers for analytics, authentication, payments, and other functionality. These providers are contractually obligated to process data securely and only on our instructions.

Optional: Users may request a full list of third-party providers at any time.

6. Legal Basis for Processing (GDPR)

• Contract Performance (Art. 6(1)(b)) – necessary to provide Service and manage accounts.
• Legitimate Interests (Art. 6(1)(f)) – improve and secure Service, prevent fraud, analytics, marketing to existing customers.
• Consent (Art. 6(1)(a)) – for non-essential processing such as marketing and non-essential cookies.
• Legal Obligation (Art. 6(1)(c)) – tax, accounting, and regulatory compliance.

7. How We Use Your Data

• Provide and maintain the Service
• Process transactions and calls
• Respond to inquiries and support requests
• Improve features and functionality
• Conduct research and analytics (anonymized/aggregated data)
• Comply with legal obligations and enforce terms

8. Data Retention

We retain personal data only as long as necessary:

• Account data: Active accounts retained while active; closed accounts deleted within 30 days
• Call data: Retained according to Customer configuration (default 90 days)
• Usage and analytics: Analytics 26 months, server logs 90 days
• Billing and tax records: 5 years (Norwegian accounting law)

9. Data Sharing

9.1 Third-Party Providers

We may use trusted third-party providers to operate our Service. They are required to:

• Process data only on our instructions
• Protect data appropriately
• Delete data upon our request

A full list of providers is available upon request, enabling us to expand functionality freely without updating the policy each time.

9.2 Legal Obligations

We may disclose data if required by law or to protect our rights and safety.

9.3 Business Transfers

In case of merger, acquisition, or sale, data may be transferred; notice will be provided.

9.4 Customer Data Processing

• Customers are Data Controllers for End User data
• Snakk acts as Data Processor
• Customers are responsible for consents and privacy policies for End Users

10. International Data Transfers

Your data may be processed outside the EEA. We ensure adequate protection through:

• Standard Contractual Clauses (SCCs)
• Adequacy decisions
• Data Processing Agreements with sub-processors

11. Data Security

We use appropriate technical and organizational measures:

• Encryption in transit and at rest
• Multi-factor authentication
• Firewalls, intrusion detection, access controls
• Employee training and confidentiality agreements
• Regular audits and assessments

Note: Absolute security cannot be guaranteed.

12. Your Rights

Under GDPR, you have rights including:

• Access, correction, erasure, restriction, data portability
• Object to processing and withdraw consent
• Lodge a complaint with authorities (Datatilsynet in Norway)

Contact: rd@snakk.ai

13. Children’s Privacy

Our Service is not intended for children under 16. We do not knowingly collect data from children.

14. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy. Material changes will be communicated by:

• Updating the page and “Last Updated” date
• Email notifications for significant changes
• Dashboard notices

Continued use after changes constitutes acceptance.

15. Contact Us

Snakk Teknologi AS Email: rd@snakk.ai Website: https://snakk.ai

Last updated: September 22, 2026 © 2026 Snakk Teknologi AS. All rights reserved.